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14.12.2023

Von der 4-Tage-Woche bis zum Homeoffice - Neue Arbeits(zeit)modelle bei PSP unter der Lupe

Zuhause oder im Büro? Arbeiten Sie lieber alleine von zu Hause aus oder lassen Sie sich lieber von Ihren Kollegen im Büro unterbrechen? Bevorzugen Sie es, Ihre Arbeitszeit in drei Tagen zu bündeln oder entspannter über fünf Tage zu verteilen? Das Thema Arbeitszeit und Arbeitsort ist so vielfältig wie nie zuvor. Dabei gibt es unterschiedliche Modelle mit ganz eigenen Vor- und Nachteilen, die es zu beachten gilt. Gerne nehmen wir Sie mit auf eine Betrachtung dieses Themas, nicht zuletzt um unseren Umgang damit zu erläutern.
 
Die Zeit der Corona-Beschränkungen ist vorbei, und die Entscheidung über Homeoffice liegt nun in Ihrer Hand. Diese Freiheit bringt jedoch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Die Debatte über die Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens ist vielfältig, und es gibt Studien, die verschiedene Standpunkte unterstützen. Um das beste Arbeitsmodell für sich selbst zu finden, ist es möglicherweise hilfreich, verschiedene Arbeitsweisen auszuprobieren und zu sehen, was am besten zu Ihren persönlichen und beruflichen Zielen passt. Denken Sie daran, es gibt keine "richtige" oder "falsche" Wahl - es geht darum, was für Sie am besten funktioniert und sich in Ihrer aktuellen Lebenssituation am besten anfühlt.

Die Freiheit der Wahl des Arbeitsortes

Bei uns in der Kanzlei ist Homeoffice schon lange ein fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Zu dieser Zeit war der Nutzen nicht so offensichtlich wie während der Pandemie, als wir aus dem Büro oder dem jeweiligen Arbeitsort verbannt wurden. Obwohl wir bereits stark digitalisiert waren, wurde Homeoffice hauptsächlich genutzt, um Arbeit und familiäre Verpflichtungen besser in Einklang zu bringen. Als die Pandemie ausbrach, mussten wir also nur unseren Arbeitsplatz ändern, was uns auf einen Schlag die Vor- und Nachteile des Homeoffice deutlich machte. Die Meinungen darüber reichen von ausgezeichnet bis, selbst ohne die zusätzliche Belastung des Homeschoolings, herausfordernd.

Menschen sind eben verschieden und Kritiker des Homeoffice versuchen oft, ihren eigenen Arbeitsstil als den einzig richtigen darzustellen. Das ist aus unserer Sicht jedoch der falsche Ansatz. Auch wenn manche Arbeit angenehmer ist, als andere, und es auch Menschen gibt, die selbst die unangenehmsten Aufgaben gerne verrichten, sollte man immer im Hinterkopf behalten, dass wir arbeiten, um zu Leben und nicht leben um zu Arbeiten. Gerade die Individualität des Einzelnen ermöglicht es von den jeweiligen Stärken zu profitieren und Nachteile auszugleichen. Eine zwanghafte Arbeitsplatzbindung kommt dieser Individualität nicht nach und kann dazu führen, dass Stärken erstickt werden und sich Nachteile potenzieren.

Mittlerweile ist mobiles Arbeiten deshalb für viele unserer Mitarbeitenden zu einem festen Bestandteil geworden. Und das gilt auch für unsere Auszubildenden. Sie haben natürlich noch nicht die gleiche Freiheit wie erfahrene Mitarbeitenden, weil selbstverständlich Vertrauen erstmal aufgebaut werden muss und der Lernaspekt nicht vernachlässigt werden darf. Dennoch können nach einer Einarbeitungszeit und dem Kennenlernen der Kollegen in der Regel bis zu drei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten kein Problem darstellen. Lediglich die Erreichbarkeit muss abgestimmt werden, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit unseren Kunden und den anderen Kollegen zu gewährleisten.

Arbeiten an weit entfernten Orten

Mobiles Arbeiten bezieht sich jedoch nicht nur auf das eigene zu Hause. Obwohl es nicht zur Regel gehören sollte, sind zeitlich begrenzte Ausnahmen auch auf jeden Ort dieser Welt denkbar. Ein aktuelles Beispiel ist eine unserer Mitarbeiterinnen, die derzeit in Tokyo, Japan, arbeitet. Ihr Ehemann hat ein halbjähriges Stipendium in Japan erhalten, und sie haben sich entschieden, diese Zeit gemeinsam in Japan zu verbringen. Dies ermöglicht ihnen, eine neue Kultur kennenzulernen und gemeinsame Erfahrungen zu sammeln, auch oder gerade im digitalen Zeitalter. Dabei gab es viele organisatorische Herausforderungen, von steuerlichen Fragestellungen über die Krankenversicherung bis hin zum sicheren Zugriff auf unsere Server und Kommunikationstools, zu meistern. Unsere Fachanwältin für Arbeitsrecht hat dabei die vertraglichen Details geklärt und viele Angelegenheiten des sicheren Zugriffs auf unsere Server brachte die Digitalisierung unseres Arbeitsplatzes ohnehin schon mit, da diese auch für das Homeoffice gelten sollten. Zusammenfassend lässt sich sagen: Es ist möglich - wenn auch nicht ohne einige kleine Hürden - von jedem Ort dieser Welt aus zu arbeiten!

Es zeigt sich aber, dass mobiles Arbeiten und Homeoffice unseren Mitarbeitern eine hohe Flexibilität bieten kann, um ihre Arbeit besser mit ihren persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben in Einklang zu bringen. Dadurch ist eine höhere Zufriedenheit gewährleistet, was sich natürlich auch auf die Produktivität und nicht zuletzt die Qualität der geleisteten Arbeit auswirkt. Hinzu kommt noch, dass die Situation für unsere Mitarbeiterin und uns ganz anders ausgesehen hätte, wenn es keine Möglichkeit zum mobilen Arbeiten gäbe. In so einem Fall wäre dann nur noch die Möglichkeit geblieben, dass sie für diese Zeit von ihrem Ehemann getrennt gewesen wäre oder sich in Tokyo einen neuen Job hätte suchen müssen. Beides hätte sie und unsere Kanzlei vor neue Belastungen gestellt, die so vermieden werden konnten. In diesem Fall ist mobiles Arbeiten eine Win-win-Situation für alle: Mitarbeiter, Mandanten und uns.

Konkrete Umsetzung unserer digitalen Strategien

Als zukunftsorientiertes Unternehmen haben wir uns schon frühzeitig mit den Möglichkeiten von Computern und dem Internet beschäftigt, so dass wir inzwischen schon seit weit über einem Jahrzehnt kontinuierlich an unserer digitalen Strategie arbeiten. Diese wird schrittweise umgesetzt und umfasst in unserem Aufgabenbereich, aber auch generell, mehrere Schlüsselbereiche:

1. Integration des Homeoffice in unsere digitale Kanzlei mit DATEV ASP:
DATEV ASP (Application Service Providing) ermöglicht es unseren Mitarbeitern, von jedem Ort aus auf die Kanzleisoftware zuzugreifen. Dies ist besonders wichtig für diejenigen, die mobil arbeiten, da sie auf alle erforderlichen Informationen und Tools zugreifen können, ohne auf Papierdokumente angewiesen zu sein.

2. Glasfasernetz:
Ein leistungsfähiges Glasfasernetz sorgt für eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung, die für das Arbeiten von zu Hause aus unerlässlich ist. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, effizient zu arbeiten und in Kontakt mit Kollegen und Kunden zu bleiben. In diesem Zusammenhang ist es natürlich für unsere Kanzlei und auch unsere Mitarbeiter wichtig, sich mit dem technischen Gegebenheiten des Umfeldes von Büro und Wohnort auseinander zu setzen. Gerade in ländlicheren Gebieten, aber auch in alten urbanen Gegenden ist der Glasfaserausbau leider noch nicht so weit, wie er sein könnte. In so einem Fall gilt es dann natürlich passende Alternativen, wie zum Beispiel eine entsprechende Mobilfunkanbindung zu erwägen und sich zu erkundigen, wann ein entsprechender Ausbau stattfindet. Nicht zuletzt um damit zu signalisieren, dass ein Bedarf dafür besteht.

3. Digitale Telefonie und Erreichbarkeit:
Die Nutzung digitaler Telefonie ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall aus erreichbar zu sein, als wären sie im Büro. Dies ist besonders wichtig für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, um die Kommunikation mit Kollegen und Mandanten unter ihrer regulären Durchwahl aus dem Büro aufrechtzuerhalten. So merkt man dann keinen Unterschied mehr, ob sich jemand im Büro oder an seinem mobilen Arbeitsplatz befindet.

4. Laptops für mobiles Arbeiten:
Die Bereitstellung von Laptops ermöglicht es den Mitarbeitern, flexibel zu arbeiten, unabhängig davon, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind. Dies erhöht auch die Datensicherheit, weil keine privaten Geräte genutzt werden und ermöglicht eine einheitliche Einrichtung der Geräte. Entsprechend eingerichtete Geräte sind besonders abgesichert, was die Verschlüsselung der Daten auf dem Gerät, aber auch die Verbindung mit dem Internet angeht. Weiter fördert die Einheitlichkeit auch die Wartbarkeit der einzelnen Geräte, da sich der jeweilige IT Dienstleister oder betriebsinterne Administrator sich nicht ständig auf eine andere Arbeitsumgebung der Mitarbeiter einstellen muss.

Unser Ziel ist es, neue Technologien schrittweise einzuführen, damit alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer technischen Affinität, von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können, ohne überfordert zu werden. Wir legen Wert auf eine moderne und flexible Arbeitsumgebung und fördern die Zusammenarbeit zusätzlich durch regelmäßige virtuelle Meetings.

Flexible Arbeitszeiten

Ein aktuelles Projekt unseres dualen Studenten untersucht die Präferenzen unserer Mitarbeiter in Bezug auf die Mitarbeiterbindung. Dabei sind mobiles Arbeiten und eine 4-Tage-Woche Teil der Umfrage. Mehrheitlich sind unsere Mitarbeitenden mit unserem Arbeitszeitmodell zufrieden.

Unser Arbeitszeitmodell basiert momentan auf Vollzeit (40 Stunden) oder Teilzeit. Dabei haben wir jedoch keine starren Arbeitszeiten, sondern arbeiten mit unseren Vollzeitkräften zu einer Kernarbeitszeit von 9:00 bis 15:00 Uhr, um in dieser Zeit eine sichere Erreichbarkeit für unsere Mandanten und interne Absprachemöglichkeit zu gewährleisten. Durch unsere ASP-Lösung ist sogar 24/7-Arbeit im Rahmen der arbeitsrechtlichen Vorgaben möglich. Mitarbeiter in Teilzeit haben dabei mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Die Arbeitszeit wird generell in einer Cloudlösung erfasst, um mobiles Arbeiten und eine Einteilung der Arbeitszeit zu ermöglichen. Innerhalb der gesetzlichen und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen kann so auch eine 4-Tage-Woche individuell vereinbart werden. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten nach ihren persönlichen Bedürfnissen anzupassen, was insbesondere für Mitarbeiter mit familiären Verpflichtungen wichtig ist.

Überstunden können für Freizeitausgleich genutzt oder, wenn bestimmte Grenzen überschritten werden, automatisch ausgezahlt werden. Wir arbeiten jedoch gemeinsam mit unseren Mitarbeitern daran, die Ursachen für Überstunden zu identifizieren und Lösungen zu finden, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren.

Örtliche und zeitliche Flexibilität für eine familienfreundliche Arbeit

Eltern wissen, dass das Leben oft anders verläuft als geplant. Flexibilität und Offenheit sind notwendig, um den Anforderungen des Alltags gerecht zu werden. Wir respektieren die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter, familiäre Verpflichtungen mit ihrer Arbeit zu vereinbaren, und fördern daher Flexibilität in unseren Arbeitsmodellen als auch bei den Arbeitszeitmodellen. Wir glauben, dass eine gute Work-Life-Balance wichtig ist und wollen ein Arbeitsumfeld schaffen, das möglichst familienfreundlich ist.

Unser Ziel ist es, den Balanceakt zwischen Fristen und einem gesunden, familienfreundlichen und wirtschaftlichen Arbeitsumfeld zu meistern. Wir sind stolz darauf, dass viele unserer Mitarbeitenden nach ihrer Elternzeit in unsere Arbeitsmodelle zurückkehren, oder aber auch die Möglichkeit haben, verschiedene Modelle auszuprobieren. Wir schätzen die Wertschätzung unserer Mitarbeiter für unsere unternehmerischen Entscheidungen in Bezug auf flexible Arbeitsmodelle.

Unsere individualisierten Arbeitsmodelle und unser Zeitmanagement kann auch für Sie interessant sein

Wir  bieten Ihnen die einzigartige Möglichkeit, Ihre berufliche Karriere in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld fortzusetzen. Gemeinsam setzen wir uns für eine Arbeitskultur ein, in der Ihre Tätigkeit nicht nur eine Jobbeschreibung erfüllt, sondern auch harmonisch in Ihre persönliche Lebensplanung integriert ist. Ihre Zufriedenheit in unserem Team ist ein, wenn nicht sogar der wichtigste Faktor. Wir laden Sie daher ein, Teil unseres Teams zu werden und gemeinsam mit uns eine moderne, flexible Arbeitswelt in Hannover zu gestalten.

Für unsere Lohnbuchhaltung suchen wir engagierte Steuerfachangestellte oder Personen mit einer Ausbildung im Büromanagement, die bereits Erfahrung in der Erstellung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern mit der LODAS-Software der DATEV haben. Hier übernehmen Sie verantwortungsvolle Aufgaben wie die Beratung von Ärzten, Zahnärzten und Dentallaboren, die eigenständige Betreuung Ihres festen Mandantenkreises sowie die Abwicklung sämtlicher organisatorischer Personalangelegenheiten.

Ebenso haben wir eine offene Position in unserer Finanzbuchhaltung. Auch hier sind Steuerfachangestellte oder Personen aus dem Büromanagement herzlich eingeladen, sich zu bewerben. Bei uns steht nicht der Termindruck im Mittelpunkt, sondern die qualitativ hochwertige Erstellung von Buchführungen speziell für das Gesundheitswesen. Sie werden der direkte Ansprechpartner für Praxen, Ärzte, Zahnärzte und Dentallabore sein und sicherstellen, dass diese fundierte wirtschaftliche Entscheidungen treffen können.

Wenn Sie daran Interesse haben, dann Informieren Sie sich gerne in unserem Karrierebereich genauer über die jeweiligen Stellen und scheuen Sie sich nicht uns bei offenen Fragen anzusprechen.

Ihre Bewerbung können Sie entweder auf herkömmliche Weise, aber natürlich auch Online, einreichen!