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28.02.2017

Unsere digitale Arbeitswelt

Alle Welt spricht von der Digitalisierung. In Praxen werden Röntgenaufnahmen im Programm gespeichert. Patienten können online Termine machen. Rezepte werden im geschützten Praxisbereich geordert, an die Apotheke gesandt und von dort an den Patienten geliefert. Praxis Online ist das Äquivalent für den Austausch der Belege mit uns als Steuerberater. Das Finanzamt stellt Anforderungen, die es im Rahmen von Betriebsprüfungen der kommenden Jahre einfordern wird.
 
E-Bilanzen, elektronische Steuererklärungen, digitale Lohnsteueranmeldungen sind seit Jahren das tägliche Brot von Steuerberatern und längst keine Herausforderung mehr. Die Finanzverwaltung legt die Latte der digitalen Anforderungen jedes Jahr höher. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) waren 2014 ein neuer Meilenstein, der zurzeit das Maß der Dinge für die Praxen ist. Aber nicht, weil es so hohe Anforderungen sind, sondern weil die Praxen die Anforderungen vielfach ignorieren. Dabei steht über das Programm Praxis Online ein Tool zur Verfügung, mit dem die digitalen Anforderungen des Finanzamtes leicht erfüllt werden könnten und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater den notwendigen digitalen Level erreicht. Komfortable Zusatznutzen für die Praxis fallen nebenbei an.

Aber je mehr die Finanzverwaltung fordert und je später die Praxen auf den digitalen Zug aufspringen, desto größer werden die (finanziellen) Risiken und je schwieriger wird es ein zeitgemäßes Niveau für die Praxen zu erreichen. Das kommt den Praxen vielleicht bekannt vor. Stichwort: Praxisbegehungen. Was kommt in den nächsten Jahren auf Praxen und Betriebe seitens der Finanzverwaltung zu?

Der Fokus kommender Betriebsprüfungen richtet sich zukünftig noch mehr am Einhalten der digitalen Anforderungen der Finanzverwaltung aus. Die GoBD sollen verhindern, dass durch elektronische Kassensysteme und Verwaltungssoftware Umsätze verkürzt und Steuern hinterzogen werden. Deshalb bestehen insbesondere für die digitalen Unterlagen umfangreiche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Auch für Vorsysteme wie die Praxissoftware oder Registrierkassen, für Cerec-Geräte und E-Mail-Konten. Bereits kleine Aufbewahrungsfehler, selbst von Bedienungsanleitungen für elektronische Systeme, führen bereits zu Zuschätzungen, Gewinnerhöhungen und Steuernachzahlungen mit einer 6%igen Verzinsung.

Zum 31.12.2016 lief die Übergangsfrist zur Um- und Aufrüstung elektronischer Registrierkassen ab, um den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 zu genügen. Ab 01.01.2020 ist ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen geplant.

Der digitale Zug, auf den die Praxen aufspringen sollten, hat jetzt schon eine Geschwindigkeit erlangt, die für die Praxen jedes Jahr anspruchsvoller wird. Einigen Praxen war die Hürde der Praxisbegehungen durch die Gewerbeaufsichtsämter und die damit verbundenen Investitionen schon zu hoch und sie ziehen es vor, vor dem eigentlichen Rentenalter ihre Praxis zu verkaufen - wenn es denn geht - und von der Rente zu leben. Oder sie schließen sie hinter sich zu. Altersarmut von Ärzten und Zahnärzten? Wer hätte das gedacht!

Vielleicht droht die Schließung in einigen Jahren auch aufgrund fehlender Digitalisierung der Buchführung, weil auch dieser Zug verpasst wurde.