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06.06.2025

eRechnungen schreiben – aber richtig!

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Spielregeln für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich: Unternehmerinnen und Unternehmer müssen Rechnungen grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln – zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF allein reicht nicht mehr aus, denn es zählt nicht als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern als sogenannte „sonstige Rechnung“.
 
Diese Änderung betrifft insbesondere Selbstständige, Freiberufler, Ärzte, Kleinunternehmer und Vermieter, die Leistungen an andere Unternehmer erbringen. Auch wenn einige Gruppen noch von der Pflicht zur eRechnung ausgenommen sind, müssen alle ab sofort in der Lage sein, eRechnungen empfangen und revisionssicher archivieren zu können.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Grundsätzlich gilt die eRechnungspflicht für alle B2B-Leistungen. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen:

• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG, etwa ärztliche oder zahnärztliche Leistungen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto)
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, etwa für Referenten, Autoren oder Praxisvertretungen

Für diese Gruppen ist auch weiterhin die Rechnung in Papierform oder als PDF möglich. Für alle anderen gilt: Die Umstellung ist verpflichtend, mit einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027 – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt der bisherigen Form zu.

Empfangsbereitschaft und Archivierungspflicht

Auch wer aktuell keine eRechnungen verschickt, muss seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen und acht Jahre lang GoBD-konform aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus – in der Praxis empfiehlt sich jedoch der Einsatz professioneller Software wie DATEV Unternehmen Online, um Lesbarkeit, Vollständigkeit und sichere Archivierung zu gewährleisten.

Word oder Excel sind tabu!

Rechnungen, die in Programmen wie Word oder Excel erstellt werden, gelten als veränderbar und verletzen damit die GoBD. Die Finanzverwaltung kann in solchen Fällen Schätzungen des Gewinns vornehmen – ein Risiko, das sich durch den Einsatz geeigneter Software vermeiden lässt.

Diese Angaben gehören auf eine korrekte Rechnung

Die Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung sind gesetzlich genau geregelt (§ 14 Abs. 4 UStG). Folgende Punkte sind verpflichtend:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
2. Leistungsdatum
3. Art und Umfang der Leistung oder Lieferung
4. Netto-Beträge, Steuersätze, Steuerbeträge
5. Eventuelle Entgeltminderungen (z.B. Skonto)
6. Ausstellungsdatum
7. Fortlaufende Rechnungsnummer
8. Steuernummer oder USt-ID
9. Abrechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistung erfolgen (B2B)

Für Leistungen im EU-Ausland oder im Reverse-Charge-Verfahren gelten zusätzliche Pflichtangaben.

Was sollten Kleinunternehmer beachten?

Kleinunternehmer sind von der eRechnungspflicht ausgenommen, müssen jedoch bestimmte formale Anforderungen erfüllen (§ 34a UStDV):

1. Name und Anschrift beider Parteien
2. Leistungsbeschreibung und Leistungsdatum
3. Entgeltbetrag
4. Ausstellungsdatum
5. Steuernummer
6. Hinweis: „Steuerbefreite Leistung als Kleinunternehmer i.S.v. § 19 UStG“

Zudem empfehlen wir dringend, auch als Kleinunternehmer eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben – das ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber für die Einhaltung der GoBD und eine ordnungsgemäße EÜR entscheidend.

Unser Rat: Jetzt handeln!

Auch wenn einige Unternehmergruppen aktuell noch nicht zur eRechnung verpflichtet sind: Der Aufbau eines sicheren und digitalen Rechnungsprozesses lohnt sich jetzt. Wer frühzeitig die technischen und organisatorischen Voraussetzungen schafft, vermeidet späteren Stress und reduziert steuerliche Risiken.

Wir bei Peters Schoenlein Peters unterstützen Sie gern bei der Einführung geeigneter Systeme und bei der Prüfung Ihrer Rechnungsprozesse. Sprechen Sie uns einfach an!